Kunnen elektronische sloten toegangslogboeken bijhouden?

Ja, moderne elektronische sloten kunnen uitgebreide toegangslogboeken bijhouden. Ze registreren automatisch wie wanneer toegang heeft gehad, welke toegangscode of pas is gebruikt, en of de toegangspoging is geslaagd of mislukt. Deze informatie is direct beschikbaar via apps of webportalen, wat je inzicht geeft in alle bewegingen binnen je pand. Voor bedrijven en vastgoedbeheerders is dit een belangrijk hulpmiddel voor beveiliging, sleutelbeheer en naleving van beveiligingsnormen.

Wat registreren elektronische sloten precies in hun logboeken?

Elektronische sloten leggen verschillende gegevens vast bij elke toegangspoging. Ze registreren het exacte tijdstip van toegang, welke toegangscode, pas of smartphone is gebruikt, en wie de gebruiker is. Ook mislukte toegangspogingen worden bijgehouden, wat waardevol is om verdachte activiteiten op te sporen.

De hoeveelheid informatie die wordt vastgelegd verschilt per systeem. Eenvoudige codesloten bewaren vaak alleen het tijdstip en of de poging geslaagd is. Geavanceerde toegangscontrolesystemen zoals iLOQ of Intratone gaan veel verder. Ze registreren ook hoe lang een deur open is gebleven, of de deur correct is gesloten, en kunnen zelfs alarmen genereren bij ongebruikelijke patronen.

Voor bedrijven en vastgoedbeheerders is deze informatie waardevol omdat je precies kunt zien wie wanneer aanwezig was. Bij incidenten kun je snel achterhalen wie er toegang had. Bij verdwenen spullen of schade helpt het logboek om te bepalen wie er op dat moment in het pand was. Ook voor personeelsplanning en het controleren of schoonmakers of leveranciers op de juiste tijden komen, zijn deze gegevens handig.

Hoe lang bewaren elektronische sloten toegangsgegevens?

De bewaartermijn van toegangslogboeken hangt af van het type systeem en de opslagcapaciteit. Lokale opslag in het slot zelf bewaart meestal enkele duizenden tot tienduizenden gebeurtenissen. Bij intensief gebruik kan dat betekenen dat data na enkele weken tot maanden wordt overschreven door nieuwe informatie.

Systemen met cloudopslag bieden veel langere bewaartermijnen. Deze bewaren logboeken vaak jarenlang, afhankelijk van het abonnement en de instellingen die je kiest. Voor bedrijven is dit vaak de beste oplossing omdat je historische data kunt raadplegen voor audits of onderzoeken. Je kunt zelf bepalen hoe lang je gegevens wilt bewaren, rekening houdend met AVG-richtlijnen.

Bij het kiezen van een systeem is het belangrijk om na te denken over je specifieke situatie. Hoeveel deuren heb je? Hoeveel mensen gebruiken het systeem dagelijks? Heb je regelmatig historische data nodig voor rapportages? Voor een klein kantoor met weinig verkeer kan lokale opslag voldoende zijn. Voor grotere bedrijfspanden, appartementencomplexen of situaties waar je langdurig inzicht nodig hebt, is cloudopslag praktischer.

Kun je toegangslogboeken op afstand bekijken en exporteren?

Bij moderne elektronische sloten kun je logboeken op afstand bekijken via apps of webportalen. Je logt in op je smartphone, tablet of computer en ziet direct wie wanneer toegang heeft gehad. Sommige systemen bieden real-time updates, waarbij je meteen een melding krijgt wanneer iemand een deur opent. Andere synchroniseren periodiek, bijvoorbeeld elk uur of dagelijks.

Het exporteren van logboeken is mogelijk in verschillende formaten. De meeste systemen ondersteunen CSV, PDF of Excel, zodat je rapporten kunt maken voor audits, beveiligingsanalyses of administratieve doeleinden. Je kunt meestal filteren op periode, gebruiker of specifieke deur, wat het maken van overzichten eenvoudig maakt.

Deze functionaliteit is vooral praktisch voor vastgoedbeheerders die meerdere panden beheren. Je hoeft niet fysiek aanwezig te zijn om te controleren wie toegang heeft gehad. Bij vragen van bewoners of huurders over toegang kun je snel de informatie opzoeken. Ook voor het maken van periodieke beveiligingsrapporten of het voldoen aan compliance-eisen is de exportfunctie waardevol.

Waarom zijn toegangslogboeken belangrijk voor bedrijven?

Toegangslogboeken geven bedrijven en vastgoedbeheerders complete controle over wie wanneer in het pand is geweest. Dit helpt bij het onderzoeken van incidenten zoals diefstal, schade of beveiligingsschendingen. Je ziet precies wie er aanwezig was en kunt gericht actie ondernemen.

Voor naleving van beveiligingsnormen en AVG-richtlijnen zijn logboeken vaak verplicht. Ze tonen aan dat je toegang tot gevoelige ruimtes controleert en registreert. Bij audits kun je bewijzen dat alleen geautoriseerde personen toegang hadden tot specifieke zones. Dit is relevant voor bedrijven die werken met vertrouwelijke informatie of waardevolle goederen.

Sleutelbeheer wordt ook eenvoudiger zonder fysieke sleutels. Wanneer een medewerker vertrekt, blokkeer je simpelweg de toegangscode of pas. Je hoeft geen cilinders te vervangen of te vrezen dat kopieën in omloop zijn. Bij geschillen over wie wanneer aanwezig was, bieden logboeken objectief bewijs.

Praktische voorbeelden zijn talrijk. Een schoonmaakbedrijf dat niet op de afgesproken tijd komt, kun je direct aantonen met het logboek. Bij klachten over geluidsoverlast in een appartementencomplex zie je welke bewoners ’s nachts de gemeenschappelijke ruimtes gebruikten. Voor kantoorpanden met wisselende huurders geeft het inzicht in het daadwerkelijke gebruik van de ruimtes.

Hoe BSS Slotenservice helpt met elektronisch toegangsbeheer

Wij ondersteunen bedrijven en vastgoedbeheerders bij het implementeren van elektronische sloten met uitgebreide logboekfunctionaliteit. Met meer dan 40 jaar ervaring in beveiligingsoplossingen begrijpen we precies welk systeem het beste past bij jouw situatie.

Onze service omvat:

• Advies over geschikte systemen – We analyseren je specifieke behoeften en adviseren over de beste oplossing, of dat nu iLOQ, Intratone of een ander systeem is
• Installatie en configuratie – Onze vakbekwame monteurs zorgen voor een nauwkeurige installatie en stellen het systeem in volgens jouw wensen
• Training in het gebruik van logboeken – We leren je hoe je logboeken raadpleegt, exporteert en gebruikt voor rapportages en analyses
• Ondersteuning bij AVG-compliance – We helpen je de juiste bewaartermijnen in te stellen en te voldoen aan privacyregelgeving
• 24/7 service – Bij vragen of problemen staan we dag en nacht voor je klaar

Als gecertificeerd bedrijf met het Politiekeurmerk Veilig Wonen garanderen we dat alle geïnstalleerde elektronische sloten voldoen aan de hoogste veiligheidsnormen. Naast elektronische toegangscontrole bieden we ook uitgebreide oplossingen voor bouwkundige beveiliging om je pand optimaal te beschermen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek over elektronisch toegangsbeheer dat perfect aansluit bij jouw beveiligingswensen.