Wat zijn de voordelen van elektronisch sleutelbeheer voor vastgoedbeheerders?

Elektronisch sleutelbeheer biedt vastgoedbeheerders volledige controle over toegang tot meerdere panden zonder fysieke sleutels. Je bespaart tijd doordat je op afstand toegang kunt verlenen of intrekken, hebt altijd inzicht in wie waar toegang heeft, en voorkomt kostbare slotenwisselingen. Het verhoogt de beveiliging met audit trails en tijdsgebonden toegangsrechten, terwijl je administratieve lasten flink verminderen. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over elektronisch sleutelbeheer voor vastgoedbeheerders.

Wat is elektronisch sleutelbeheer precies?

Elektronisch sleutelbeheer is een systeem waarbij je toegang tot gebouwen en ruimtes beheert zonder traditionele fysieke sleutels. In plaats daarvan gebruik je digitale sleutels, toegangspassen, pincode-systemen of smartphone-apps om deuren te openen. Een centraal beheersysteem geeft je volledig overzicht en controle over wie wanneer waar toegang heeft.

Het grote verschil met traditioneel sleutelbeheer is dat je alles digitaal regelt. Bij fysieke sleutels moet je sleutels uitdelen, ophalen bij vertrekkende medewerkers en sloten vervangen als er een sleutel kwijtraakt. Met elektronische sloten regel je dit allemaal vanachter je computer of via een app.

Concrete voorbeelden van elektronische sleutelsystemen zijn toegangspassen die je bij een lezer houdt, codesloten waarbij je een pincode intypt, biometrische systemen die werken met vingerafdrukken, en smartphone-gestuurde sloten die je via bluetooth of wifi bedient. Voor vastgoedbeheerders met meerdere panden zijn er centrale beheersystemen waarmee je alle locaties vanuit één platform beheert.

Deze systemen kun je koppelen aan bestaande deuren zonder grote bouwkundige aanpassingen. De meeste elektronische cilinders passen gewoon in de standaard europrofiel-opening waar nu je mechanische cilinder zit.

Hoe bespaar je tijd met elektronisch sleutelbeheer?

Elektronisch sleutelbeheer bespaart je uren aan administratie per week. Je hoeft geen fysieke sleutels meer uit te delen aan nieuwe medewerkers of schoonmakers, geen afspraken te maken om sleutels op te halen, en geen tijd te verspillen aan het zoeken naar wie welke sleutel heeft. Alles regel je binnen enkele minuten vanachter je computer.

Stel je voor dat een schoonmaakbedrijf een nieuwe medewerker heeft. Traditioneel moet iemand fysiek een sleutel komen ophalen, wat betekent dat jij of een collega beschikbaar moet zijn. Met elektronisch sleutelbeheer stuur je binnen een minuut een digitale toegangscode of activeer je een toegangspas. De nieuwe medewerker kan meteen aan de slag.

Ook bij verloren sleutels bespaar je enorm veel tijd. Normaal gesproken moet je dan alle sloten vervangen, nieuwe sleutels laten maken en deze weer uitdelen aan alle betrokkenen. Met elektronisch sleutelbeheer trek je gewoon de toegang in van de verloren pas of code en maak je een nieuwe aan. Klaar in een paar klikken.

Een ander tijdbesparend voordeel is de automatische logging. Het systeem houdt bij wie wanneer welke deur heeft geopend. Als er iets gebeurt, hoef je niet iedereen te bellen om uit te zoeken wie er was. Je kijkt gewoon in het systeem en hebt direct je antwoord.

Welke beveiligingsvoordelen biedt elektronisch sleutelbeheer?

De beveiligingsvoordelen van elektronisch sleutelbeheer zijn aanzienlijk. Het grootste voordeel is de complete audit trail die je krijgt. Je weet precies wie wanneer welke deur heeft geopend. Als er iets verdwijnt of beschadigd raakt, kun je direct zien wie er toegang had tot die ruimte op dat moment.

Bij personeel dat vertrekt, trek je direct alle toegangsrechten in. Geen risico meer dat iemand nog een sleutel heeft liggen die hij kan gebruiken of doorgeven aan anderen. Dit is vooral belangrijk bij vastgoedbeheerders die werken met wisselende onderaannemers en tijdelijk personeel.

Tijdsgebonden toegangsrechten zorgen voor extra beveiliging. Je kunt instellen dat schoonmakers alleen toegang hebben op dinsdag en donderdag tussen 18:00 en 22:00 uur. Buiten die tijden werkt hun toegangspas gewoon niet. Dit voorkomt ongewenste toegang buiten werktijden.

Een ander belangrijk beveiligingsvoordeel is dat niemand je sleutels kan kopiëren. Met fysieke sleutels kun je nooit helemaal zeker weten of iemand niet stiekem een kopie heeft laten maken. Elektronische toegangscodes en passen zijn uniek en gekoppeld aan het centrale systeem.

Voor vastgoedbeheerders met meerdere panden is real-time monitoring waardevol. Je krijgt direct meldingen als er buiten kantooruren toegang is tot een pand, of als iemand probeert binnen te komen zonder de juiste rechten.

Wat kost elektronisch sleutelbeheer en wanneer verdien je het terug?

De investering in elektronisch sleutelbeheer verdien je terug door lagere operationele kosten en minder incidenten. Je moet rekening houden met aanschafkosten voor de elektronische sloten en het beheersysteem, maar daar staat een flinke besparing tegenover op verschillende vlakken.

De grootste besparing zit in het wegvallen van kosten voor slotenwisseling. Bij verloren sleutels vervang je normaal gesproken alle cilinders en maak je nieuwe sleutels voor iedereen die toegang moet hebben. Dit kost al snel honderden euro’s per incident. Met elektronisch sleutelbeheer trek je gewoon de toegang in en maak je een nieuwe pas of code aan.

Ook bespaar je flink op administratieve uren. Het uitdelen, ophalen en beheren van fysieke sleutels kost veel tijd. Tijd die je medewerkers beter kunnen besteden aan andere taken. Voor vastgoedbeheerders met meerdere panden en veel wisselend personeel loopt dit al snel op tot tientallen uren per jaar.

Verminderde schade door inbraak is een andere besparingsfactor. Door betere toegangscontrole en directe meldingen bij ongeautoriseerde toegangspogingen voorkom je incidenten. Ook verzekeraars waarderen goede beveiligingsmaatregelen, wat kan leiden tot lagere premies.

Efficiënter onderhoudsbeheer speelt ook mee. Je kunt precies bijhouden wanneer onderhoudsmedewerkers waar zijn geweest, wat helpt bij het plannen en verantwoorden van onderhoudswerkzaamheden. De terugverdientijd hangt af van het aantal panden, de hoeveelheid gebruikers en hoe vaak je nu kosten maakt voor slotenwisselingen en sleutelbeheer.

Hoe kies je het juiste elektronische sleutelbeheer systeem?

Het kiezen van het juiste systeem begint met het controleren van de compatibiliteit met je bestaande deuren. De meeste elektronische cilinders passen in standaard europrofiel-openingen, maar het is verstandig om dit te laten checken voordat je investeert. Sommige oude of speciale deuren vereisen maatwerk.

Schaalbaarheid is belangrijk als je meerdere locaties beheert. Kies een systeem dat gemakkelijk uitbreidbaar is en waarbij je alle panden vanuit één centraal platform kunt beheren. Je wilt niet voor elk pand apart moeten inloggen of verschillende systemen moeten gebruiken.

Gebruiksvriendelijkheid voor zowel beheerders als gebruikers maakt het verschil tussen een systeem dat je dagelijks gebruikt en eentje die stof ligt te vangen. Test het beheersysteem: kun je snel en intuïtief toegangsrechten aanpassen? Zijn de passen of codes gemakkelijk in gebruik voor je medewerkers en leveranciers?

Integratievermogen met andere systemen is relevant als je al werkt met toegangscontrolesystemen, alarmsystemen of gebouwbeheersoftware. Sommige elektronische sleutelsystemen kunnen hieraan gekoppeld worden, wat je nog meer overzicht en controle geeft.

De betrouwbaarheid van de leverancier is misschien wel het belangrijkste. Stel jezelf deze vragen: Hoelang bestaat het bedrijf al? Bieden ze goede ondersteuning en service? Wat gebeurt er als het systeem uitvalt? Is er een noodoplossing? Werken de elektronische sloten ook bij stroomuitval of netwerkproblemen?

Hoe BSS Slotenservice helpt met elektronisch sleutelbeheer

Wij helpen vastgoedbeheerders met complete oplossingen voor elektronisch sleutelbeheer. Met meer dan 40 jaar ervaring in beveiligingsoplossingen weten we precies waar je tegenaan loopt bij het beheren van meerdere panden.

Onze dienstverlening omvat:

• Advies op maat – We bekijken je specifieke situatie en adviseren welk systeem het beste past bij jouw panden en werkwijze
• Professionele installatie – Onze vakbekwame monteurs installeren elektronische sloten die perfect aansluiten op je bestaande deuren
• Koppeling aan toegangscontrole – We integreren het sleutelbeheer met je eventuele bestaande toegangscontrolesystemen
• Onderhoudscontracten – Voor zorgeloos gebruik bieden we onderhoudscontracten waarbij we het systeem up-to-date houden
• 24/7 service – Ook buiten kantooruren staan we voor je klaar bij storingen of noodsituaties

Als gecertificeerd bedrijf met het Politiekeurmerk Veilig Wonen garanderen we dat alle geïnstalleerde elektronische sloten voldoen aan de hoogste veiligheidsnormen. We werken met toonaangevende merken en systemen die betrouwbaar zijn en jarenlang meegaan.

Wil je weten wat elektronisch sleutelbeheer voor jouw panden kan betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We komen graag langs om je situatie te bekijken en een passende oplossing voor te stellen.