Hoe controleer je wie er toegang heeft gehad via elektronische sloten?

Je controleert wie er toegang heeft gehad via elektronische sloten door gebruik te maken van de ingebouwde audit trail functie. Deze functie registreert automatisch alle toegangspogingen met details over wie, wanneer en waar toegang is verleend of geweigerd. Je leest deze gegevens uit via software, een app of het controlesysteem zelf, afhankelijk van je type elektronisch slot. Dit geeft je volledig inzicht in het gebruik van je pand en helpt bij het verbeteren van je beveiliging.

Wat is een audit trail bij elektronische sloten?

Een audit trail is een digitaal toegangslogboek dat automatisch wordt bijgehouden door elektronische sloten en toegangscontrolesystemen. Het systeem registreert elke keer dat iemand een deur probeert te openen, of dit nu lukt of niet. Je krijgt hiermee een compleet overzicht van alle bewegingen in en rond je pand.

Deze functie werkt volledig automatisch op de achtergrond. Zodra iemand zijn badge gebruikt, een code invoert of zijn smartphone bij het slot houdt, wordt deze actie vastgelegd. Het maakt niet uit of het om een succesvolle toegang gaat of een geweigerde poging. Alles komt in het logboek terecht.

Voor bedrijven en vastgoedbeheerders is dit waardevol omdat je precies kunt zien wie wanneer welke ruimte heeft betreden. Denk aan kantoren, serverruimtes, magazijnen of gemeenschappelijke ruimtes in appartementencomplexen. Je hoeft niet meer te gissen wie er is geweest, je kunt het gewoon nakijken.

Het systeem slaat deze informatie veilig op in de cloud of op een lokale server. Moderne elektronische sloten kunnen duizenden gebeurtenissen bewaren voordat oude data wordt overschreven. Zo houd je altijd een betrouwbaar archief bij van alle toegangsactiviteiten.

Hoe lees en analyseer je de toegangsgegevens uit je elektronische slot?

Je leest toegangsgegevens uit via de bijbehorende software, een mobiele app of het beheerportaal van je toegangscontrolesysteem. De meeste systemen bieden verschillende opties om bij je data te komen, zodat je zowel op kantoor als onderweg toegang hebt tot de informatie. De methode hangt af van het type systeem dat je gebruikt.

Bij systemen met een lokale server log je in op de beheersoftware via je computer. Hier kun je rapporten genereren over specifieke periodes, personen of locaties. Je filtert eenvoudig op wat je wilt zien: alle toegangen van een specifieke medewerker, alle activiteit bij een bepaalde deur, of alle gebeurtenissen op een specifieke datum.

Cloud-gebaseerde systemen zoals moderne elektronische cilinders werken vaak met een online dashboard. Je logt in via je browser of app en ziet direct alle recente activiteit. Dit is handig als je meerdere locaties beheert of als vastgoedbeheerder inzicht wilt in verschillende panden.

De meeste systemen laten je rapporten exporteren naar Excel of PDF. Zo kun je gegevens verder analyseren, delen met collega’s of bewaren voor administratieve doeleinden. Je kunt vaak automatische rapporten instellen die wekelijks of maandelijks naar je mailbox worden gestuurd.

Voor een overzichtelijke analyse gebruik je de filterfuncties:

• Per persoon – zie alle toegangen van een specifieke gebruiker
• Per tijdsperiode – bekijk activiteit in een bepaalde week, dag of zelfs uur
• Per locatie – filter op een specifieke deur of ruimte
• Per toegangsresultaat – toon alleen geweigerde pogingen of juist succesvolle toegangen

Welke informatie kun je precies zien in een toegangslog?

Een toegangslog toont verschillende gegevens die samen een compleet beeld geven van elke toegangspoging. De basisinformatie bestaat uit wie, wanneer, waar en of de toegang is verleend of geweigerd. Afhankelijk van je systeem zie je ook hoe iemand toegang heeft gevraagd, bijvoorbeeld via pincode, badge of smartphone.

De wie-informatie toont de naam of het ID van de persoon die toegang vroeg. Dit is gekoppeld aan de badge, code of smartphone die is gebruikt. Als iemand een verkeerde code invoert, zie je ook dat in het logboek, alleen dan zonder gekoppelde gebruikersnaam.

De wanneer-informatie geeft de exacte datum en tijd weer, vaak tot op de seconde nauwkeurig. Dit helpt je om precies te achterhalen wie er op een bepaald moment aanwezig was. Handig bij het onderzoeken van incidenten of het controleren van werkuren.

De waar-informatie laat zien bij welke deur of locatie de toegangspoging plaatsvond. Als je meerdere deuren hebt met elektronische sloten, zie je precies welke ruimtes iemand heeft bezocht. Dit is vooral relevant bij kantoorgebouwen met beveiligde zones.

De toegangsstatus geeft aan of de deur daadwerkelijk is geopend of dat toegang is geweigerd. Geweigerde toegang kan verschillende redenen hebben: verlopen rechten, verkeerde tijdzone, of een onbekende badge.

Een typische logboekregel ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Jan Bakker | 15-03-2024 08:47:23 | Hoofdingang kantoor | Toegang verleend | Badge

Of bij een geweigerde poging:

Onbekende badge | 15-03-2024 22:15:41 | Serverruimte | Toegang geweigerd | Badge

Waarom is het belangrijk om toegangsregistratie bij te houden?

Toegangsregistratie bijhouden geeft je controle en inzicht in wie wanneer je pand betreedt. Dit is niet alleen belangrijk voor beveiliging, maar ook voor naleving van regelgeving, het onderzoeken van incidenten en het optimaliseren van je sleutelbeheer. Voor bedrijven en vastgoedbeheerders is het een onmisbaar hulpmiddel geworden.

Bij veiligheidsincidenten kun je precies achterhalen wie er aanwezig was. Als er iets vermist wordt of als er schade is ontstaan, geeft het logboek direct antwoord op de vraag wie toegang had tot de betreffende ruimte. Dit bespaart veel discussie en helpt bij het snel oplossen van problemen.

Voor compliance en veiligheidsnormen is toegangsregistratie vaak verplicht. Denk aan bedrijven die met gevoelige data werken, zorgorganisaties of bedrijven met ISO-certificeringen. Je kunt aantonen dat alleen bevoegde personen toegang hadden tot beveiligde zones.

Het geeft ook inzicht in gebouwgebruik. Je ziet welke ruimtes veel worden gebruikt en wanneer. Dit helpt bij het plannen van schoonmaak, onderhoud of het optimaliseren van werkplekken. Voor vastgoedbeheerders is dit waardevolle informatie voor het efficiënt inzetten van middelen.

Je sleutelbeheer verbetert aanzienlijk. Bij mechanische sleutels weet je nooit zeker wie een kopie heeft gemaakt of waar sleutels zijn gebleven. Met elektronische toegang weet je precies wie toegangsrechten heeft en kun je deze direct intrekken als iemand uit dienst gaat of een badge verliest.

Bij claims of geschillen heb je bewijs. Als een medewerker beweert ergens niet te zijn geweest, of als er discussie is over werkuren, geeft het toegangslogboek uitsluitsel. Dit beschermt zowel werkgever als werknemer tegen onterechte beschuldigingen.

Hoe BSS Slotenservice helpt met toegangscontrole en registratie

Wij helpen bedrijven en vastgoedbeheerders in de regio Haarlemmermeer, Amsterdam en omstreken met het implementeren van elektronische sloten die volledige toegangscontrole en registratie mogelijk maken. Met meer dan 40 jaar ervaring weten we precies welke oplossing past bij jouw situatie.

Onze concrete oplossingen omvatten:

• Installatie van elektronische sloten met audit trail functionaliteit – we plaatsen systemen die automatisch alle toegangsgegevens registreren
• Training in het gebruik van toegangsbeheersoftware – je leert hoe je logboeken uitleest, analyseert en rapporten genereert
• Advies over het juiste systeem voor jouw organisatie – of je nu een klein kantoor hebt of een groot bedrijfspand beheert, we denken met je mee
• Ondersteuning bij het opzetten van toegangsbeleid – wie krijgt wanneer toegang tot welke ruimtes? We helpen je dit gestructureerd in te richten
• 24/7 bereikbaarheid – voor spoed en incidenten staan we altijd voor je klaar

Als gecertificeerd bedrijf met het Politiekeurmerk Veilig Wonen garanderen we dat alle geïnstalleerde systemen voldoen aan de hoogste veiligheidsnormen. We werken transparant, met duidelijke afspraken en inzicht in de kosten vooraf.

Wil je weten welke toegangscontrole oplossing het beste past bij jouw situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We kijken samen naar jouw wensen en adviseren je over de mogelijkheden voor jouw pand.